Przeniesieniu odpowiedzialności za długi spółki  może jedynie w drodze odrębnej decyzji administracyjnej, wydanej na podstawie art. 108 ordynacji podatkowej. Najczęściej z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki wobec Urzędu Skarbowego bądź Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedmiotem postępowania w sprawie przeniesienia takiej odpowiedzialności są wyłącznie kwestie związane z ustaleniem i istnieniem podmiotu, na który przenosi się odpowiedzialność, zakresem należności objętych odpowiedzialnością, jak i określeniem terminu płatności tychże należności.

Decyzja o odpowiedzialności osoby trzeciej ma charakter konstytutywny, co oznacza, że jest ona źródłem powstania po stronie osoby trzeciej odpowiedzialności za cudzy dług. Skutkiem konstytutywnego charakteru takiej decyzji jest to, że id chwili jej doręczenia kilku dłużników może być zobowiązanych w ten sposób, że wierzyciel może żądać całości lub części świadczenia od wszystkich dłużników łącznie, od kilku z nich lub od każdego z osobna, a zaspokojenie wierzyciela przez któregokolwiek z dłużników zwalnia pozostałych.

Przed wszczęciem postępowania w sprawie odpowiedzialności członków zarządu za długi spółki organ podatkowy powinien wykluczyć istnienie negatywnych przesłanek prowadzenia tego postępowania. Postępowanie to bowiem nie może być podjęte, jeżeli nie istnieją dostateczne dowody do stwierdzenia, że pierwotny dłużnik – czyli spółka – nie wywiąże się ze zobowiązania. Wynika to bowiem z jedynie posiłkowego charakteru odpowiedzialności członków zarządu spółki. A zatem nie można wszcząć postępowania w zakresie ich odpowiedzialności:

  • Przeniesieniu odpowiedzialności za długi spółki przed upływem, terminu płatności danego zobowiązania podatkowego. Jest to kwestia oczywista zważywszy na fakt, iż dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu można mówić o powstaniu zaległości podatkowej spółki, za którą mogą odpowiadać członkowie zarządu,
  • Przeniesieniu odpowiedzialności za długi spółki przed dniem doręczenia spółce decyzji, o których mowa w art. 108 §2 pkt 2 ordynacji podatkowej. W tych przypadkach zaległość po stronie pierwotnego dłużnika (spółki) istnieje już wcześniej, a decyzje mają charakter jedynie potwierdzający uprzednio zaistniałe zdarzenia, jednakże dopiero ich wydanie i doręczenie pozwala na ustalenie wysokości zaległości podatkowej czy odsetek, za które będzie odpowiedzialna osoba trzecia. Postępowanie w zakresie odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki nie może podjęte przed dniem wszczęcia wobec spółki postępowania egzekucyjnego w oparciu o tytuł wykonawczy.

Od decyzji w zakresie orzeczenia odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki, jak od każdej decyzji pierwszo instancyjnej, przysługuje odwołanie do organu wyższej instancji. Z kolei decyzja wydana w drugiej instancji może być zaskarżona do sądu administracyjnego.

Warto pamiętać, iż decyzja o odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki powinna wskazywać konkretne osoby odpowiedzialne jak i określać kwotę należności, za które one odpowiadają. Wysokość tej należności będzie co do zasady pozostawała ścisłej zależności z kwotą zobowiązania samej spółki wobec organu podatkowego.

Możliwość rozciągnięcia na członków zarządu odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki może ulec przedawnieniu. Zgodnie z art. 118 §1 ordynacji podatkowej – nie można wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat.

Posiłkowy charakter odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki przejawia się m. in. w tym, że podjęcie wobec nich egzekucji możliwe jest dopiero w przypadku bezskuteczności egzekucji skierowanej do spółki. Takie stwierdzenie bezskuteczności egzekucji powinno być dokonane po przeprowadzeniu postępowania egzekucyjnego.